Tarde o temprano, el trabajo se multiplica y los recursos disponibles, en cambio, tienden a permanecer iguales. No queda más remedio que priorizar las tareas y optimizar el tiempo para rendir más. A menudo, la solución no está en trabajar más, sino en trabajar mejor.
Afortunadamente, contamos con herramientas informáticas que nos ayudan a comunicarnos con más eficacia y a organizar mejor nuestras tareas. Pero ojo: ni la mejor herramienta puede ayudarnos a mejorar nuestra productividad si antes no estamos dispuestos a mejorar nuestros hábitos. De poco sirve un eficaz gestor de correo si acumulamos 2.000 mensajes sin leer en nuestra bandeja de entrada. Y de nada sirve una agenda si acabamos dedicando más tiempo a lo accesorio que a lo importante.
Por eso han ido apareciendo en el mundo de la empresa los sistemas de gestión del tiempo. Entre todos ellos, el más popular, y probablemente también el más completo, es el método GTD (Getting Things Done), de David Allen. En su totalidad es algo complejo de poner en práctica, pero tiene una versión más ligera en las 10 reglas de Zen to Done.
Gestores de correo electrónico
Una de las reglas básicas de estos sistemas de productividad es tomar decisiones inmediatas sobre la prioridad de las cosas. Esto es especialmente importante aplicado a nuestros mensajes: si un mensaje implica una tarea que nos va a ocupar menos de dos minutos, la hacemos inmediatamente; si va a llevarnos más tiempo, lo incluiremos en una lista de tareas según su prioridad; si solo nos sirve como material de consulta, lo archivaremos en la carpeta correspondiente… y si no es probable que volvamos a necesitarlo, lo borraremos inmediatamente. Estas son las opciones básicas que nos ofrecen los principales programas de gestión de emails:
- Microsoft Outlook: Es uno de los más veteranos y populares: probablemente, el más utilizado en oficinas. Además de recibir correo y clasificarlo en carpetas, permite crear listas de tareas, filtros y calendarios y gestionar una completa libreta de contactos.
- Mozilla Thunderbird: Si Office tiene a OpenOffice como competidor en software libre, a Outlook le ha surgido este hermano gratuito, creado por la misma empresa que ideó el navegador Firefox. Tiene dos peculiaridades: permite navegar en pestañas y sirve como lector y organizador de RSS, además de emails.
- Gmail: Quien prefiera usar directamente el webmail en lugar de instalarse una aplicación de gestión del correo, difícilmente podrá resistirse a las ventajas de este servicio de Google. Sus grandes bazas son el uso de etiquetas en lugar de carpetas (de este modo, cada mensaje puede clasificarse en varias «carpetas» a la vez) y la existencia de Google labs, una serie de widgets complementarios que pueden activarse y desactivarse a gusto del usuario. Para usarlo es preciso crearse una cuenta de google.
Organizadores y gestores de tareas
Uno de los consejos del método GTD (Getting Things Done) para mejorar la productividad es tener el menor número posible de «bandejas de entrada». Si nuestro jefe nos pide tareas por email, por teléfono e incluso dejando un dossier sobre nuestra mesa, lo primero que debemos hacer es agruparlas en un solo lugar, de manera que podamos gestionarlas juntas. Un post-it puede ser útil en un momento determinado, pero quince post-its solamente sirven para tapar la pantalla del ordenador y producirnos una angustiosa sensación de caos. Si no lo procesamos para incluirlo en alguna lista que podamos consultar con más facilidad, lo más probable es que se quede allí pegado mucho tiempo.
Te aconsejamos echar una ojeada a alguna de estas aplicaciones alternativas al post-it, que te permiten tomar notas, organizarlas y convertirlas en tareas con mucha más eficacia.
- Evernote: Sus creadores te prometen que podrás recordarlo todo. No en vano su logotipo es un elefante. Es enormemente versátil: permite almacenar notas de reuniones, tarjetas de visita, contenidos de webs, fotografías, capturas de pantalla, etc… Para ordenarlas y recuperarlas fácilmente, se utiliza un sistema de etiquetas. Otra ventaja de Evernote es que es accesible desde cualquier ordenador o incluso desde el móvil.
- Springpad: Es semejante a Evernote, pero parte de una menor dosis de caos, ya que se basa en la creación de listas. Incluye un botón que puedes colocar en tu navegador para capturar instantáneamente la información de cualquier página web que visites. Puedes elegir si prefieres convertirla en una tarea, en información de consulta o incluso en una receta de cocina. Además, Springpad está concebido como una comunidad donde compartir tipos de listas con otros usuarios.
- Remember the milk: ¿Cuántas veces te han dicho que no te olvides de comprar leche a la vuelta del trabajo… y cuántas veces lo has olvidado? Remember the milk es un gestor de tareas sencillo pero eficaz. Parte de su encanto es que puede sincronizarse con Google Calendar.
- Toodledo: Su uso resulta un poco menos intuitivo que el de Remember the milk, pero también es un gestor de tareas mucho más completo. Permite agrupar las tareas en objetivos y subdividirlas en subtareas. Además, si no sabes cómo optimizar tu tiempo, Toodledo decide por ti. Introduce el número de horas disponibles que tienes por delante y la aplicación te sugerirá la tarea más adecuada según tu tiempo y prioridades.
Otros contenidos de este reportaje:
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