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Optimiza tu tiempo

Mie 13, ene. 2010 - Ana Echeverría - Archivado en: , , , ,

¿Te has preguntado alguna vez por qué no lees más, no juegas más con tus hijos o no vas al gimnasio? Si tu respuesta es “no tengo tiempo”, coincide con la de la mayoría de habitantes del mundo occidental. Pero hay una mala noticia que debemos conocer cuanto antes: jamás tendremos tiempo para hacer estas cosas, a no ser que lo busquemos. Así que tenemos dos opciones: podemos despedirnos definitivamente de nuestra buena forma física, de nuestra cultura literaria o de disfrutar de la infancia de nuestros hijos o bien encontrar la manera de gestionar nuestro tiempo con más eficacia.

El problema se agrava si lo que se acumula en tu lista de cosas pendientes no son únicamente los buenos propósitos del año, sino las tareas y los objetivos que nuestro puesto nos exige. Las consecuencias de no tener tiempo para hacer nuestro trabajo con eficacia son conocidas por todos, y en época de recesión la mayoría de las empresas tienden a repartir la misma cantidad de trabajo entre menos pares de manos.

El tiempo es limitado, pero también es el único bien que se reparte equitativamente entre todos los seres humanos. ¿Es realmente tiempo lo que nos falta? ¿O más bien necesitamos mayor control sobre nuestras prioridades?

Para David Allen, creador del método GTD (getting things done) está muy claro que se trata más bien de lo segundo. Entre otras cosas, porque el estrés reduce nuestra productividad al mínimo, y no hay nada más estresante que soportar día tras día la sensación de que tenemos mil cosas por hacer y que no las estamos haciendo.

Hay numerosos libros, blogs y cursos que profundizan en el sistema GTD y otros métodos eficaces de gestión del tiempo, pero en esencia estos son sus principios básicos:

1.- Recopilar. Todos tenemos distintas “bandejas de entrada” de información y tareas: la del correo electrónico, las bandejas físicas de nuestro escritorio, el móvil, los post-it que nos dejan los compañeros o nosotros mismos, etc… Conviene tener el mínimo número posible de bandejas de entrada y revisarlas al menos una vez por semana. No hay nada más estresante y antiproductivo que un correo electrónico con 40 mensajes por leer.

2.- Procesar. Tener la mente llena de tareas pendientes que no sabemos cuándo llevar a cabo bloquea nuestra creatividad e interrumpe nuestra concentración. Si decidimos qué hacer con cada una de ellas, liberaremos nuestra mente.

Las tareas que lleven menos de dos minutos deben hacerse inmediatamente. Si son complejas y forman parte de proyectos, identificaremos la próxima acción a llevar a cabo. Si no nos corresponde hacerlas o son irrealizables, las delegaremos o desecharemos.

3.- Organizar. Las tareas que efectivamente deseamos llevar a cabo pueden deben clasificarse según su prioridad. En el calendario anotaremos sólo los eventos que tengan una fecha y hora concretas. Y esas cosas que nos gustaría hacer pero pueden esperar indefinidamente, quedarán archivadas en la carpeta “algún día / tal vez”.

4.- Revisar. Para que el sistema funcione, hay que revisar el estado de nuestras carpetas de archivo y de nuestra bandeja de entrada al menos una vez por semana. El viernes a última hora es buen momento de hacer esto y de establecer las prioridades de la semana siguiente. Nos permitirá empezar el fin de semana libres de estrés y sin “llevarnos el trabajo a casa”.

5.- Ejecutar. Cada día debemos escoger cuales de nuestras acciones pendientes llevar a cabo. Esto dependerá de su prioridad, pero también de otros factores, como el tiempo disponible (por ejemplo, a veces es práctico aprovechar un trayecto en transporte público o un breve descanso entre reuniones para hacer llamadas u otras tareas breves, aunque no sean las más importantes).

Antes de emprender una tarea, pregúntate cuánto tiempo le puedes dedicar y si es o no fundamental para alcanzar tus objetivos. Conviene resistir la tentación de centrarnos únicamente en las tareas más fáciles o placenteras, dejando de lado las más relevantes.


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2 comentarios Compártela:

Desde mis inicios he compaginado el periodismo con el marketing. Son géneros y registros muy distintos que, sin embargo, tienen un rasgo en común: la búsqueda de la máxima claridad y sencillez. Moverme en los dos campos y no tener miedo de dar el salto a Internet me ha convertido en una profesional muy flexible. En G+ estoy aquí Ana

Gracias,por la informaciòn optimiza tu tiempo,es pracica.
He,resuelto mi problema.

Un saludo
Rocio

Me alegra haberte sido útil. ¡Los pequeños cambios de hábitos hacen milagros, te lo digo por experiencia! :-)

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