Cualquiera que haya preparado una ceremonia compleja, como su propia boda, sabe lo estresante que puede llegar a ser organizar un evento. Incluso una simple fiesta puede provocar dolores de cabeza. Siempre hay discrepancias sobre la fecha, la hora y el lugar, listas y más listas de comida y bebida, invitados que fallan o se presentan a última hora… Al final, no es raro que nos pillen con el delantal puesto y la mesa a medio poner.
Para los profesionales de las relaciones públicas no es necesariamente más fácil. Aprender a organizar eventos es cuestión de formación y experiencia. Los más veteranos sortean con elegancia los imprevistos y las dificultades, pero su responsabilidad es mucho mayor que la que supone organizar un evento personal. Aquí tenéis un checklist de todos los detalles a tener en cuenta para montar un evento de éxito sin dejarnos dominar por el caos.
Piensa en tu público
Un evento es un acto de relaciones públicas. Hay que tener siempre en mente a qué target nos dirigimos y qué deseamos transmitirles sobre nuestra marca. Este objetivo lo definirá todo, desde la elección del recinto hasta la decoración, los ponentes o el programa.
Planifica con tiempo
Organizar un congreso de dos o tres días con unos 200 asistentes supone, como mínimo, seis semanas enteras de trabajo, unas 250 horas en total. Además hay que contar con una punta de trabajo durante la semana anterior, con largas jornadas para ultimar detalles y resolver imprevistos. Si no dispones al menos de ese plazo, ni lo intentes. Si el evento es de mayor envergadura requerirá un año entero de preparación.
Delega
Normalmente, los eventos son proyectos demasiado complejos para una sola persona. Es importante contar con un equipo bien preparado, con experiencia y, si es posible, con formación específica. Si la organización es interna, debemos crear un comité para el evento, con el número imprescindible de personas. Tampoco se trata de implicar a toda la empresa: tomar decisiones se volvería misión imposible.
Una buena opción, si el presupuesto lo permite, es contratar a una empresa de gestión de eventos. Esto es especialmente recomendable en el caso de instituciones pequeñas, que no cuenten con su propio equipo de relaciones públicas o cuyo departamento de comunicación esté saturado por otras tareas.
Elige bien a tus aliados
Eso sí, es fundamental no equivocarse de compañeros de viaje. Es aconsejable pedir referencias a las empresas de organización de eventos. Si son miembros de alguna asociación profesional, mejor que mejor. Estas son algunas de las más prestigiosas:
- ASDMC (Association of Spanish Destination Management Companies)
- MPI (Meeting Professionals International)
- OPC (Federación Española de Empresas Organizadoras Profesionales de Congresos)
- SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association)
Si el evento que organizas debe celebrarse en una ciudad distinta a la tuya, es útil consultar al convention bureau de la oficina de turismo correspondiente. El convention bureau de España agrupa a las principales capitales españolas. En el extranjero también existen estos organismos.
Escoge el lugar idóneo
Puede tratarse de un museo, una universidad, unos jardines, un hotel rural, un castillo, un teatro o incluso un barco. Hoy en día existen alternativas a las tradicionales salas de congresos y hay un margen para ser original. Pero es importante asegurarse de que el lugar ofrece suficientes comodidades y de que es posible instalar el material necesario, como micrófonos, proyectores, stands, etc… La distancia es crucial: no debe estar a más de una hora y media en coche del aeropuerto más cercano.
Internet es muy práctico para una primera criba, pero es arriesgado fiarse en exceso de la página web. Conviene visitar personalmente el lugar al menos una vez antes de seleccionarlo, y volver en una o dos ocasiones para ultimar los detalles.
Busca partners
En época de crisis, organizar una conferencia, una feria o un concierto puede resultar muy caro. Si crees que un evento es la estrategia adecuada para promocionar tu marca pero no tienes suficiente presupuesto, busca patrocinadores. Si a la Fórmula 1 le funciona, ¿por qué a ti no? Crea un programa interesante, capaz de obtener una gran difusión, y haz que otras empresas te ayuden a financiarlo a cambio de incluir su logo.
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