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Cómo hacer un cronograma de una empresa y que se cumpla

Mie 10, ene. 2018 - Ester Ribas - Archivado en: , , , ,

¿Qué es un cronograma?

Un cronograma es la representación gráfica del conjunto de actividades que se deberán desarrollar en una empresa, durante un período de tiempo estipulado, es decir, fecha y duración determinadas. De esta manera, podremos llevar a cabo una producción organizada y asegurar el cumplimiento de dichas actividades. Por tanto, se trata de llevar la planificación y control de un proyecto.

El objetivo del cronograma es simplificarnos nuestro trabajo para ser más productivos, pero realizar un cronograma realista de una empresa no es tarea fácil, ya que entran en juego muchas actividades distintas, y muchas veces pueden surgir complicaciones que pueden retrasarnos. Por esto, recomendamos utilizar aplicaciones de planificación profesional que nos ayuden a simplificar nuestra labor.

Además, los cronogramas nos sirven como instrumento de comunicación, ya que es una manera para que todo el equipo esté enterado de las tareas a realizar de manera rápida y sencilla. De esta manera, se puede presentar en las reuniones semanales y ayudará a optimizar el tiempo.

¿Cómo hacer un cronograma?

Para poder elaborar un programa, es recomendable disponer de una aplicación de gestión, para hacerlo de manera fácil y rápida. Para ello deberás realizar los siguientes pasos:

  1. Establecer los objetivos del proyecto.

  2. Dividir en bloques las actividades, para así ir desarrollando el trabajo.

  3. Elaborar un plan de actividades.

  4. Una vez elaborado el plan de actividades, deberemos plasmarlo en la aplicación online:

  • Poner los objetivos con fechas fijas.

  • Añadir las actividades.

  • Asignar sub tareas en las actividades.

  • Ver con el equipo el cronograma.

  • Incluir los costes planificados en las actividades.

Con estos pasos se tendrá el camino crítico plasmado en nuestra planificación y sabremos la duración total del proyecto, pero, ¿es realista?

¿Son realistas los plazos de tiempo marcados en el cronograma?

Como se ha dicho anteriormente, en las empresas entran en juego muchas actividades, y muchas veces surgen complicaciones a la hora de realizarlas, por esto, establecer una duración y plazo de entrega no es tarea fácil.

Es por esto, que muchos profesionales deciden utilizar aplicaciones que calculan automáticamente lo que se tardaría en realizar una tarea. De esta manera, se puede saber cuál es la fecha mínima que podemos terminar el proyecto. Aun así, las planificaciones deben de ser realistas y esto los podemos conseguir de dos maneras: trabajando con actividades que amortigüen los retrasos, es decir, dando más margen de lo habitual, y sobre todo, planificando de una manera flexible.

Métodos y herramientas para elaborar un cronograma de actividades

Encontramos distintos métodos y herramientas para elaborar un cronograma de actividades, y su elección dependerá de las características del proyecto y sus necesidades.

  • Diagrama de Gantt: Este sirve para cualquier tipo de proyecto, ya que permite plasmar de manera gráfica el cronograma, a través de una serie de barras horizontales, que señalan el inicio y el fin de cada una de las actividades del proyecto y su evolución.

  • Diagrama PERT (Project Evaluation and Review Techniques): Esta herramienta es útil para proyectos complejos. Este permite representar las relaciones entre cada tarea y calcular el inicio y fin de cada actividad.

  • Método CPM: Con esta herramienta se puede calcular la ruta más corta para completar el proyecto en general y simplifica su seguimiento y control.

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