Para muchos ejecutivos, los aeropuertos se han convertido en su segunda casa. Hay ciertos profesionales que pasan muchos días del año en viajes de negocios.
Estos desplazamientos suponen un coste importante para las empresas, pero existen ciertos trucos para ahorrar, ahora que estamos en plena crisis. ¿Cómo podemos recortar gastos?
Te damos cinco consejos útiles para que las empresas se ahorren unos euros a la hora de costear un viaje corporativo:
- Desarrollar una política corporativa de viajes
Es útil establecer unas normas de viajes que sean conocidas por todas las personas involucradas de la organización de viajes: procedimientos para organizar un viaje, determinar los gastos que cubrirá la empresa y cuales no, la categoría de los hoteles, etc. Estos factores servirán para controlar la gestión de viajes y conseguir un buen ahorro.
- Comprar con antelación y comparar el coste con viajes anteriores.
El hecho de llevar un registro de los costes de los viajes anteriores nos puede servir de guía para comparar presupuestos y obtener un coste promedio. Además, con este sistema podremos comparar el mejor momento para adquirir el viaje y decidir cuál es el mejor momento para anticipar nuestra compra.
- Establecer acuerdos con aerolíneas y hoteles
Los convenios pueden dar acceso a tarifas preferentes y con beneficios adicionales. Cuando nos comprometemos con ciertas empresas podemos obtener importantes ahorross al comprar los pasajes o reservar una habitación.
- Asociarse a una agencia de viajes
Las agencias de viajes son una buena herramienta a la hora de gestionar convenios, ya que saben más que nadie y pueden ofecernos toda su experiencia. El papel de estas agencias es ahorrar el mayor tiempo posible antes, durante y después del viaje, además de ofrecer asistencia para la elaboración de informes de gastos
- Estrechar el vínculo entre los departamentos y los directores financieros
A la hora de aprobar un presupuesto de viajes, los directores financieros son los que tienen la última palabra. Por eso es importante estar muy en contacto con ellos, ya que así el departamento de viajes de una empresa podrá orientar su actividad a la visión de los directivos, presentando proyectos adaptados a su gusto y a las necesidades de la empresa.
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